Ich habe viele Task Manager, die es für den Mac gibt ausprobiert. Z.B. TaskPaper, Things, iGTD oder ganz einfach iCal und Mail. Letzendlich habe ich mich für OmniFocus entschieden. Das ist zwar mit Abstand die teuerste Lösung, aber für meine Zwecke einfach das beste Tool.
Was sind die Punkte, die mich zu OmniFocus gebracht haben? Es kostet schliesslich nicht nur am meisten, sondern hat auch noch eine recht hohe Lernkurve. Programm downloaden, starten und benutzen funktioniert hier nicht so einfach.
- Die Oberfläche Ich bin seit Jahren ein Benutzer von OmniOutliner. OmniOutliner ist ein Listenmanager mit Spalten, welche verschiedene Funktionen haben können. Dieses Tool ist somit die Basis von OmniFocus. Die Oberfläche erinnert an OmniOutliner und ich hatte mich auf den ersten Blick daran gewöhnt.
- Die Flexibilität Diese ist zwar gleichzeitig der Grund für die relativ lange Einarbeitung in OmniFocus, aber wenn der Knoten geplatzt ist, kann man als Benutzer sich die Aufgaben so vorlegen lassen, wie man es gerade benötigt.
- Neben des Fälligkeitsdatums lassen sich zusätzlich Starttermine setzen. Dadurch kann man beim Vorlegen der zu erledigenden Aufgaben diese automatisch ausblenden lassen und ermöglicht ein effizienteres Arbeiten.
- Das Hinzufügen von Schätzzeiten für die Erledigung einer Aufgabe. Ich habe gerade 15 Min. Zeit? Ich lasse mir also schnell in OmniFocus die Aufgaben anzeigen, die eine Erledigungsdauer von 15 Min. und weniger haben. So kann ich schnell zwischendurch etwas erledigen.
- Die Schnelleingabe per Tastaturkürzel Egal in welchem Programm ich gerade bin. Per Befehl + Alt + Leeertaste oder eines anderen selbstgewählten Shortcuts kann ich jederzeit eine Aufgabe hinzufügen und entweder in die Inbox ablegen oder gleich einem Projekt zurordnen. Dies ist allerdings kein Alleinstellungsmerkmal von OmniFocus. Things beherrscht das ebenfalls. Was mich allerdings hier überzeugt, ist die Fähigkeit von OmniFocus mit Abkürzungen umzugehen, d.h. wenn ich einer Aufgabe einen Kontext zuweisen möchte (der Kontext ist in der GTD Terminologie eine Zusatzinfo für eine Aufgabe, die mir hilft, die Aufgabe schnell zu erledigen, z.B. duch das Hinzufügen des Kontexts “Mac” wenn ich diese Aufgabe an meinem Mac erledige) dann kann ich dieses per Abkürzung des entsprechenden Kontexts machen. Z.B. “pb” für “Powerbook” oder “zh” für “Zuhause”. Diese Kleinigkeit sorgt dafür, dass Eingaben schneller erledigt sind. Diese Kürzel funktionieren natürlich auch im Standardfenster von OmniFocus.
- Das Setzen eines Status für ein Projekt. Ich kann ein Projekt als aktiv, wartend, abgeschlossen oder abgebrochen markieren. Auch das hilft den Fokus auf die aktuell wichtigen Aufgaben zu lenken.
- Die Synchronisationsoptionen Ganz wichtig für mich, da ich auf verschiedenen Macs an verschiedenen Orten arbeite. Egal wo ich mich gerade befinde, ich möchte immer wissen, was gerade aktuell anliegt. OmniFocus hat mit seinen Synchronisationsoptionen per iDisk, MobileMe, Bonjour und weitere hier die Nase vorn.
- Die OmniFocus iPhone/iPod Touch Software Für mich ein Killerfeature. Diese App ist absolut top. Sie ist zum einen sehr umfangreich ausgestattet und orientiert sich sehr stark an der Desktop Applikation und zum anderen ist auch hier die Synchronisation zwischen Mac und iPhone vorbildlich. Things verfolgt ja ein ähnliches Prinzip bei dem es zwei Apps gibt. Eine auf dem Mac und eine für das iPhone. Hier hatte ich aber immer das Gefühl mit zwei unterschiedlichen Programmen zu arbeiten, da für mich wichtige Features (z.B. Tags) auf der iPhone Version nicht vorhanden waren.
Vielleicht hilft dem Einen oder Anderen dieser kurze Abbriss zu OmniFocus bei seiner Kaufentscheidung weiter. Ich gebe zu, dass der Weg dahin kein leichter war, da jeder andere Ansprüche an so ein Werkzeug hat. Deswegen meine Empfehlung. Ladet alle möglichen GTD Tools, die Ihr finden könnt herunter und probiert sie aus. Nur so findet man wirklich das Programm welches man benötigt. Eine gute Hilfe beim Finden ist die Seite macupdate.com. Hier einfach GTD in das Suchfeld eingeben und Ihr bekommt eine Liste mit vielen Produkten angezeigt. Und wer eine überschaubare Liste an täglichen Aufgaben hat – Hey, iCal und Mail sind beim Mac schon dabei, kosten nichts und können sehr effektiv sein.
